Trương Văn Can - Huỳnh Ngọc Hải
Vi bằng là văn bản do thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi được dùng làm chứng cứ trong xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác (Khoản 3 Điều 2 Nghị định 135/2013/NĐ-CP). Việc lập vi bằng không giới hạn thời gian, địa điểm, được thực hiện bất cứ nơi đâu, phụ thuộc hoàn toàn vào yêu cầu của người yêu cầu.
Trong trườn hợp cần thiết thừa phát lại lập vi bằng có thể đính kèm hình ảnh, video, âm thanh cụ thể để mô tả, ghi nhận lại hành vi, sự kiện để làm chứng cứ trước tòa khi các bên tham gia giao dịch có xảy ra tranh chấp.
Vi bằng có những đặc điểm nhất định:
+ Hình thức vi bằng được lập bằng văn bản. Văn bản này phải do chính thừa phát lại lập, họ không được ủy quyền hay nhờ người khác lập và ký tên thay mình trên vi bằng;
+ Việc lập vi bằng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về hình thức và nội dung của văn bản;
+ Vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi do thừa phát lại trực tiếp chứng kiến; đó là kết quả của quá trình quan sát trực quan và được phản ánh một cách khách quan, trung thực trong một văn bản do thừa phát lại lập;
+ Vi bằng do thừa phát lại lập theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật được xem là chứng cứ và có giá trị chứng minh;
+ Vi bằng có thể được sao chép và được sử dụng làm chứng cứ lâu dài. Việc vào sổ theo dõi, lưu trữ vi bằng phải tuân thủ các quy định về bảo mật và lưu trữ.
Ý nghĩa: Vi bằng do Thừa phát lại lập tuy không thay thế văn bản công chứng. Nhưng việc lập vi bằng sẽ có ý nghĩa cho các chủ thể trong hợp đồng phòng ngừa được những rủi ro pháp lý có thể xảy ra, tạo lập chứng cứ để Tòa án xem xét giải quyết vụ án khi xảy ra tranh chấp và nó được xem là một trong các căn cứ, tiền đề để xác lập, thực hiện các giao dịch hợp pháp khác (dùng để chứng minh việc các bên đã thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình đối với bên kia như việc giao nhận tiền, giao nhận giấy tờ, nhà đất..., làm cơ sở để các bên tiếp tục thực hiện hợp đồng mà các bên đã giao kết). Vì thế, bất kỳ một giao dịch, một hoạt động kinh doanh, một sự kiện mà chúng ta nhận thấy cần phải lưu giữ để làm chứng cứ pháp lý nhằm giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai thì đều có thể sử dụng đến việc lập vi bằng.
NHỮNG LOẠI VIỆC PHỔ BIẾN NÊN LẬP VI BẰNG
(1) Vi bằng ghi nhận việc giao/nhận tiền, tài sản, nhà đất
+ Việc vay mượn; mua bán, chuyển nhượng nhà đất, tài sản;
+ Việc mua bán nhà, đất chưa đủ điều kiện chuyển nhượng.
+ Việc thực hiện nghĩa vụ, thỏa thuận, hợp đồng, giao dịch.
(2) Vi bằng ghi nhận mở khóa, thu hồi nhà, kiểm kê tài sản
+ Khi Thu giữ tài sản theo thỏa thuận trong hợp đồng thế chấp;
+ Khi người thuê nhà, sạp/kiốt vi phạm nghĩa vụ buộc phải trả nhà, sạp/kiốt theo Thỏa thuận;
+ Khi người thuê nhà, sạp/kiốt vi phạm nghĩa vụ đã bỏ đi đâu không rõ…
(3) Vi bằng ghi nhận hiện trạng công trình, tài sản
+ Khi Nhà liền kề xây dựng, ta cần lập vi bằng ghi nhận hiện trạng nhà mình làm cơ sở để thương lượng, khởi kiện để bồi thường thiệt hại xảy ra (nếu có);
+ Trước khi xây dựng nhà: cần lập vi bằng hiện trạng nhà liền kề làm cơ sở để thương lượng, khởi kiện để bồi thường thiệt hại xảy ra (nếu có);
+ Trước khi cho thuê nhà, đất; nhận nhà, đất thuê: lập vi bằng để làm cơ sở để giải quyết, thương lượng khi phải trả lại nguyên trạng căn nhà khi chấm dứt hợp đồng thuê.
+ Khi chủ thầu xây dựng ngưng không tiếp tục thi công, làm cơ sở để yêu cầu đơn vị khác thi công và giải quyết tranh chấp.
+ Ghi nhận tài sản trong thời kỳ hôn nhân;
+ Ghi nhận hiện trạng đất bị lấn chiếm;
+ Ghi nhận mức độ ô nhiễm và thiệt hại do ô nhiễm gây ra;
(4) Vi bằng ghi nhận sự kiện giao thông báo
+ Khi cần giao thông báo đòi nhà, đòi nợ, thông báo quyền ưu tiên mua… làm điều kiện để khởi kiện trước Tòa hoặc làm cơ sở để thực hiện các giao dịch, quan hệ pháp lý khác (vì việc gửi qua đường bưu điện không đảm bảo tính pháp lý, việc gửi trực tiếp sẽ rất khó khăn trong việc ký nhận…).
+ Đối với công ty, có thể lập vi bằng việc giao thông báo mời họp hội đồng quản trị, họp hội đồng kỷ luật, quyền ưu tiên mua phần vốn góp…
(5) Vi bằng ghi nhận nội dung trên internet, email, facebook,… vi phạm quyền sở hữu trí tuệ
+ Khi cá nhân bị nói xấu trên internet;
+ Khi Doanh nghiệp bị ăn cắp bản quyền, nói xấu, xâm phạm sở hữu trí tuệ…
+ Khi cần xác nhận nguồn dữ liệu, thông tin đang tồn tại trên internet…
(6) Vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi:
+ Ghi nhận việc giao nhận tiền, tài sản khác;
+ Ghi nhận một buổi làm việc, một cuộc họp;
+ Ghi nhận hành vi cạnh tranh không lành mạnh;
+ Ghi nhận hành vi đưa thông tin không đúng sự thật;
Ngoài ra, Thừa pháp lại có thể lập vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi hoặc hiện trạng trong những trường hợp như: không thuộc thẩm quyền của tổ chức công chứng, không thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân các cấp.
Thừa phát lại không được lập vi bằng đối với một số trường hợp sau: Những việc thuộc thẩm quyền công chứng của tổ chức hành nghề công chứng; những việc thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND các cấp; Những sự kiện, hành vi thuộc về bí mật đời tư theo quy định tại Điều 38 của Bộ luật dân sự và văn bản liên quan; những việc quy định tại Điều 6 của Nghị định 61/2009/NĐ-CP; Những sự kiện, hành vi có tính chất nhạy cảm ảnh hưởng đến đời sống xã hội,
